こんにちは、コンパイダーです。
今回は、「文章のまとめ方」についての基礎的なお話です。
スキルの有無に限らず、文章が整理されているだけで
仕事がデキるように見えますよね。
その逆に文章下手な人って、せっかく能力があっても
甘く見られがちなフシありますよね・・。
この「書いている文章で力量を判断」って、ある程度信ぴょう性が
あるが怖いところなんです。
だって「文章苦手だから全然伝えられないんです」って
それ、文章力とかじゃなくて思考が整理されていないだけですから。
僕がそうでしたもん。ていうか、今もそうです。
まだまだ試行錯誤しつつ、文章力の無さと戦っている最中です。
それでも、ポイントを意識して書くことで少しはマシになったと思うので、
今回は「かつての僕に伝えたかった文章作成ポイント」をまとめていきたいです。
自分のメールを見たときの衝撃
そもそもなぜ文章の上手下手を意識するようになったか。
新卒入社後、ある時から受信したメールを「この人のメールはイケてる！」
「この人は何が言いたいんだ？」なんて漠然と優劣を判断してたんです。
で、ふと「じゃあ自分はどうなってんの？」ってメールを見返したら
スパムメールとしか思えなかったんです。
自分の文章が下手すぎて衝撃でしたね。
衝撃的過ぎて、メールを書いた状況を振り返ったのですが、
「内容把握が甘く、自分自身が何を伝えるべきが分かっていない」事が
要因なんだとわかりました。
簡単な事務連絡メールとかだと流石にマシなんですが、、
一度整理が必要な状況であればあるほど酷い。
そこで思考が文章に反映されることを実感しましたね。
とはいえ頭を良くすることなんてカンタンにできません。
なので僕が今もガンバって意識しているのが「セオリーに沿って書いていく」ことです。
今回は、文章を書く上で「僕が新人の頃から知りたかった」と思うセオリーを、
順序立てて四点だけ挙げてみたいと思います。
メールがうまく書けない社会人や、自己PRの書き方に
悩む就活生は参考にしてください。
①「抽象⇒具体」の流れで書く
正直、大部分コレに尽きます。
「で、結論は？」って言われたときに言葉につまる時は、大体がこの構造から
外れているパターンだと思います。
例を挙げてみていきましょう。
「ある知人の人物像を伝える」ための文章を書くときに、
端的に伝わるのはどのパターンでしょうか？
A「泥臭いですね。熱があって経験主義的です。」
B「 何事も自分で経験しないと気が済まないっていうタイプです 。まず自分で確かめたことを元に判断してから、
その後に周りに意見を求めるスタイルで、仕事に対する姿勢はかなり積極的です。」
C「泥臭いですね。何事も自分で経験したがる熱血タイプです。」
どうですか？
多分Cだと思うんですが、これは「結論（抽象）⇒その詳細（具体）」の構造になっているから
なんですね。
Aだと「抽象⇒抽象」です。
「結局どういうことなの？」って疑問を感じさせたまま話が終わってしまいます。
Bだと「具体⇒具体」です。
もしかると「これが一番わかりやすいよ」って方もいるかもしれません。
確かに具体的な情報は沢山あるのですが、「具体⇒具体」には欠点があります。
まず、相手がじっくり読んでくれないと、伝わりきらないこと。
「具体⇒具体」パターンは情報量が多くなるため、文章の量もそれに応じて増えていきます。
そのため、相手が「端的に知りたい」と思っている際は
ストレスを与えてしまいますね。
あと、具体が続くと、「事実」としての内容は伝わるけど
イメージが作りにくいことも問題です。
「つまりこんな人だ」という結論を、読み手の判断に委ねてしまうからです。
イメージは受け取る側によって「泥臭く足で稼ぐ熱血タイプ」か
「理論的かつ独断的な支配者タイプ」なのかブレる危険性があります。
という訳で「抽象⇒具体」の流れにするのがベストなのです。
そのためには、まず「今回伝えたいことを一言でいうと？」のコアメッセージを簡潔に書き、
そのあと内容を明確にするための補足を加える、という手順がいいでしょう。
②実例を載せる
次に、実際の例を情報として加えることです。先ほどの人物紹介を例にとって続けてみますね。
「泥臭いですね。何事も自分で経験したがる熱血タイプです。」
「端的に人柄を知りたい」って人はいいんでしょうけど、これだけで終わると
「何をもってそれが言えるのか」の参考材料が足りないですね。
なので下記みたいな具体例を混ぜるとよりイメージが伝わりやすいと思います。
泥臭いですね。何事も自分で経験したがる熱いタイプです。●●プロジェクトに途中加入したときは、全部のセクションを一つ一つまわって基本作業を教わっていました。
更にこの具体例を入れる時のポイントですが、削れる部分は削ることを意識しましょう。
たとえば、下記のAもBも同じ意味です。
A：●●プロジェクトに途中加入したときは、全部のセクションを一つ一つまわって基本作業を教わっていました。
B：社内における●●プロジェクトに途中から加わった際には、全部のセクションを一つ一つまわって、担当者から基本的な作業を教えて貰っていたようです。
でも、「途中から加わった時には」⇒「途中加入したときには」のように、
短縮するだけでも文章量を減らせますよね。
あってもなくても変わらない部分はまとめることで、読み手のストレスが減っていきます。
③箇条書きを活用する
具体例が一つだけでなく、複数ある場合もありますよね。
そんな時は文章を続けて書いてしまうと分かりにくいので、
箇条書きでまとめてしまいましょう。
引き続き人物像のケースを例にとって書いていきます。
泥臭いですね。何事も自分で経験したがる熱血タイプです。
彼の人物像がわかる具体例を三つ挙げたいと思います。
- ●●プロジェクトに途中加入したときは、全部のセクションを一つ一つまわって基本作業を教わっていたこと
- 関連会社への長期出向研修の募集に対して、いち早く応募をかけていたこと
- 「商品に対するフィードバックを直接聞きたい」という理由でマーケティングから個人営業部門へ移動したこと
このように箇条書きを使うと、【結論⇒具体（実例）】という文章の構造がわかりやすくなります。
メッセージの構造を相手が分かりやすいようにする、というのも大切なポイントなんですね。
④まとめを入れて〆る
最後に、「つまるところ何がいいたいか」という結論を再度まとめて終わります。
これは、自分が伝えた情報の回収をする、という意味合いもあります。
ということで最後に、「知人の紹介文」の完成形を載せるので参考にしてください。
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泥臭いですね。何事も自分で経験したがる熱血タイプです。
彼の人物像がわかる具体例を三つ挙げたいと思います。
- ●●プロジェクトに途中加入したときは、全部のセクションを一つ一つまわって基本作業を教わっていたこと
- 関連会社への長期出向研修の募集に対して、いち早く応募をかけていたこと
- 「商品に対するフィードバックを直接聞きたい」という理由でマーケティングから個人営業部門へ移動したこと
このように当事者意識をもって仕事する方なので、社内の信頼も厚いです。
そんな人があのようなことをするなんて、思えません。
何かの間違いだと思うので、相手の方とキチンとお話しさせて下さい。
じゃないと、私、納得できない。
あなたも何か言ってよ！
まとめ
ほんとにごめんなさい。
この記事のように、思考が散らばったままに文章を進めると、
駄文乱文を垂れ流すことになります。
くれぐれも僕のように「あいつ頭の中がまとまってないな」と思われないように注意してください。
また、「自分の頭の悪さに嫌気がさす」という方は、
下記の経験談も読んでみてください。
「バカであること」を武器に、仕事が出来るようになった話です。
仕事が出来なくてつらいという方への「バカは武器になる」話YouTubeともども、引き続きよろしくお願いします。
