仕事

超一流企業で学んだ、タスク管理&todo処理がデキる人/デキない人の話

こんにちは、しいらけい(@shirakeei)です。
今回は、超一流企業での経験から、
デキる人のタスク管理について書いていきます。

あなたは、日々のタスク管理をスマートにやることが
できているだろうか?

え?苦手?

タスク管理は、仕事効率化の最も大切な第一歩。

このやり方ひとつで、仕事がデキる人デキない人は
正直瞬時に分かってしまうと思う。

今から、エリートリーマンである僕が
かつてエリートリーマンにあこがれていた僕が、
デキる人/デキない人それぞれのタスク管理方法について説明する。

デキる人のやり方を意識すると、

別にエリートではない僕みたいな奴でも、
「あ、コイツ・・デキるんじゃ?」との錯覚を周囲に起こしてもらえる。

デキない人のタスク管理方法


まず、典型的なダメタスク管理パターンを説明したい。

まさかコレをやってはいないだろうか?

①手持ちのタスクを片っ端から一律todoリストに落としこみ、

②それらの想定作業時間を見積もったあと、

③早く対応できそうなものから取り掛かる。

・・これ、悪魔のダメパターンである。

こんな感じでタスク処理している人は、一部の超絶ハイスペックを除いて
ほぼ仕事がデキなかった。

「は?なんで?」


時間の見積もりは必要だし、早く片付けられるものから
やるのもセオリーじゃないの?

と、そう言いたいのはわかる。

が、作業にかかる時間の見積もりにもとづいて
タスク対応順序を決めるのは危険すぎる。

「タスクAは大体30分、タスクBは1時間で・・、、」

なんて、そんなザルのような見積もりに頼っていたら、

イレギュラーなタスクが降ってきたり、タスク量が増えれば
増えるほど、精度が落ちて対応しきれなくなる。

時間の見積もりと実態とがズレてくるうちに、
「アーどうでもいいや」って、力任せに片付けるようになるだろう。

何を隠そう、僕が新人時代コレだった。

ルーティンワークがメインで、肌感がわかっているタスク
取り組んでいるときは、このやり方で通用したのだが・・。


不確定要素や、タスクの量そのものが増えてくると、
少しずつ見積もりの精度が狂っていった。

「あれ、これ思ったよりも時間かかるじゃん!」
「こっち先だった!」って。

そもそも何十個もリストを管理できず。

このやり方は、仕事の難易度や不確定性が
アップしてくるにつれて通用しなくなるだろう。

ややデキる人のタスク管理方法

では、どんな方法が理想なのか。

次に、「ややデキる人」のタスク管理を見ていこう。


「ややデキる」と書いたのは、別にTOPオブザTOPじゃなくても、
「一定以上のレベルの人はスキルとして持っている」からだ。

そういった人のタスク管理方法におけるポイントは、

作業にかかる時間の見積もりではなく、

どの順番でタスクを進めるか?

他人に振れるものは何か?

を念頭に置いていることだ。

作業時間の予想はアテにならないことも多いが、

取り掛かる順番さえ合っていれば、作業の効率化ができる。

という訳で、ここからは、
より良い方法について述べていく。

①最重要タスクをあぶり出す

まず、最優先で対応すべきタスクをあぶり出すことが先決。

それは、緊急度・重要度が高いものだ。

緊急度の高いタスクとは、納期が今日明日に迫っていて
物理的に時間がないものや、トラブルの対応などである。

それを識別するためには、まずタスクをマトリクス化し、
4タイプに分類すると進めやすい。

これは、オーソドックス中のオーソドックスな分類方法であるが、
4タイプとは

①:「緊急度が高く、重要度が高いもの」

②:「緊急度は低いが、重要度が高いもの」

③:「緊急度は高いが、重要度は低いもの」

④:「緊急度も重要度も低いもの」

である。

その中で、最重要タスク=「緊急度が高く重要度が高いもの」
まずはピックアップすること。

これが第一歩だ。

②最重要タスクの手順を分解する

ここで、緊急度が高いものをピックアップできたからといって、
満足してはいけない。

一言で「緊急度が高いタスク」といっても、その作業工程を分解してみると、

自分一人で動けるものと、他人に依頼できるものとに
分かれるだろう。

コイツを判別するために、つぎにやることは、
緊急度が高いタスクの作業工程を分解してみることだ。

そんな細かく分解する必要はなく、ここはザックリでもかまわない。

③他人に作業を依頼する

緊急度が高いタスクの手順を分解したあと、
考えるべきは、

他人に振るべき(頼るべき)タスクをぶん投げる

ということである。

なるべく並走できるところは並走する

コレはタスクを効率よく進めるにあたって、
鉄則といってもよいポイントだ。

自分が手を動かしている間に、他の人が別の作業を
同時に行えば、リレー式でやるのに比べて2倍の速さで進む。

ということで、他人に依頼する作業領域をピックアップした後は
相手の予定をおさえにいく。

依頼内容の説明もあわせて行う。

手持ちのボールを早く投げること、
この初動をいかにスムーズにできるかが勝負。

④自分の作業時間を確保する

他人に任せた後は、自分で完結できる作業
対応時間を確保すること。

ここは、自分のカレンダーにガッツリ予定を入れて
ブロックしてしまおう。

「この作業は、マストでこの時間にやる」

会議、MTGなどと同様の確保の仕方をすることで、作業漏れを防げる。

ちなみに僕は、本当に重要な個人タスクに取り組むときは、
わざわざ作業の場所を変えていた。

⑤残りタスクの優先順位をつける

さて、あとは残りの通常タスクだ。

ここでも四象限でタスクを分類して、対応順序を決めていくのだが、

・「緊急度は高いが、重要度が低いもの」

・「緊急度は低いが、重要度が高いもの」

果たしてこれらのうちどっちを優先すべきか?
に迷う人もいるかもしれない。

マトリクスの分類においては、緊急度よりも重要度が高いもの
が大切とされているが、

それは、「できるだけ重要度が高いタスクの比率をふやしていきましょう」
という話であって、

すでに発生してしまったタスクの対処については、
僕はちょっと違う考え方だ。

だって、重要度低くても、

緊急度高いとやらなきゃいけないんだもん。

「10分後の会議の場所ですが、重要度低いんでまだ取っていません」

そんな動き方、むりでしょ

なので、優先順位の2番目には「重要度は低いが緊急度が高い」タスクを置き、

②③④のやり方に沿って、他人に振る⇒自分で作業する、
という順序で進める。

優先順位3番目に、「緊急度は低いが重要度が高い」タスクのうち
「他人に振れるものはないか・・」
「時間がかかりそうなものは何か・・」を探していく。

緊急度も重要度も低いものは 、
ヒマで死にそうならやる。

・・以上だ。

もしかするとここまで読んで、

「これがデキる人のやり方か!じゃあ、『理想的なタスク管理方法』でがんばるぞ!」

そう思った方もいるかも知れない。

ただ、本当にデキる人は、あまりこの方法を使っていない。

・・使っていないのだ。

確かに、このマトリクス方法を知った時、正直いって「イケる」と思った。

「合理的だ!」と。

そして実際、優先順位付けについてはかなりワークした。
とくに、ある程度慣れたタスクをこなすときには。

そう、この理想論がワークするケースも十分にあることはある

ただ、タスクが随時変動するケース・・

イレギュラーな緊急タスクが頻発するケースでは、
残念ながらこの「マトリクス」方法は機能しなかった。

本当に忙しいとどうなるか?

ここからは、デキる人が何を意識してタスク管理しているのか?を説明していく。

だがその前に、

イレギュラーなタスクが頻発したレッドゾーンにおいては、
実際にどのような動きになるか?をまとめてたい。

①「緊急度も重要度も高い」タスクだらけになる

抱えタスクが、「今日中」とか「明日中で、かつ手順が不明」
みたいな緊急度×重要度高いものばっかりになので、選別ができない。

ひっ迫してくると、手書きで必死に整理する。

②「作業の手順を分解する」というタスクが発生する

そもそも手順が決まってない、不透明なタスクも多く、
「手順を考える」タスクが発生したりする。

③他人に相談する

他人に作業を依頼するなどとんでもない。
そもそもの作業工程が不明だったりするので、方向性や
進め方そのものを相談する。

④自分の作業時間を確保 

スケジュールがこの時点でギチギチになる。
悪夢のようなカレンダーが染まり上がる。

⑤合間に、緊急の追加タスクが生じる

涙目になる。

⑥再度分解、他人に依頼、自分のタスク追加

グハッ!

⑦1日が終わる

・・・・・

マトリクスの出番ねーじゃん。

そうなのだ。

結局、すぐに対処すべきタスクばかりになるので、
優先順位付けもクソもなくなってしまう。

真にデキる人のタスク管理方法

結局、肝心な時に威力を発揮してくれなかったマトリクス。

この経験と、本当にデキる人の働き方から、若かりし僕は学んだ。

タスク管理を、「依頼されたタスクを対処する」テクニックだと
捉えているうちは、意味がないと。

モチロン、デキる人はマトリクスを使った分類、優先順位付け、
他人への依頼なども超速でやっている。

それらの基本スキルは高い。

だが彼らは、「発生源を押さえる」ところも含めて
タスク管理だと捉えている。

僕が実務に役立てられたのは、この「発生源をコントロールする」
という動き方であった。

ここからは、その大切な動き方をいくつか紹介する。

発生元とのコミュニケーションを密にとる

コレは基本中の基本だと思う。

大体の場合、タスクの発生元(というかキーマン)は
数人に特定できることが多い。

デキる人は、そのキーマンと直接コミュニケーションをとること
そのポジションを狙うことを、常にこころがける。

「気付いたら一方的に降ってきた」状態にさせない。

日頃からその「タスク発生元」が何に悩んでいて、
何を考えていて、これから何をしたいのか。

今後起こりうることは何か。

それをあらかじめ把握しておくことが、
タスクを抱えてひっ迫しないうえで最も大切だ。

自ら川上のコミュニケーションを取りに行くこと。

今後何が起こるか?の大筋と、その考えを把握し、
なんとなーくのスケジュールをあらかじめ引いておくこと。

時期がきたら、自ら巻いたり確認しにいくこと。

タスクが「やらされ作業」と化したら負け。

その主体性、攻めの姿勢を、デキる人は常に持っている。

タスクが発生した瞬間に分解する

また、タスクが発生した後に、

「分かりました。とりあえず持ち帰ります」
思考停止しないことも特徴だ。

初動は命ともいえる。

発生した瞬間に、「手順は?」を分解したうえで、
「関係者は?」「難易度は?」「不明点は?」と
疑問を挙げ、

その場で質問するなり、スケジュールを仮立てするなりするのも、
デキる人の動き方。

この時点で分解ができていると、
ギリギリになって「あれ、手順が分からん!」などと
慌てなくても済むのだ。

せめて「手順が分かるか、分からないのか」は瞬時に
把握した方が良いだろう。

タスクは、発生した瞬間からタスクなのだ。

常にチームに、ゴールとアジェンダを共有する

タスク処理が長引く理由の一つに、

「チームの理解度がまばらで、ミーティングがダラつく」

ことが多い。

プロジェクトに携わる各メンバーの認識がズレているために、
認識あわせの段階からスタートしなくてはいけないパターンだ。

これは、非常にムダな状態である。

そのために、常にチームが、ゴールや課題を把握しておく必要がある。

コレを意識してか、デキる人は共有が非常にマメだ。

危険なにおいのする情報があれば、不確定段階でも

「こんな話が出ていて、こうなるかもしれない。詳しくは別途」
という共有をすぐにチーム、関係者に投げる。

それだけで心構えや状況理解度はかわるもの。

「正直全員の目線をリアルタイムで合わせることがキツイ・・」

そんな時もあるが、その場合はミーティング前に把握させることを意識している。

デキる人は、予定の飛ばし方ひとつとってもスマートだ。

予定を抑える時に、ただ「~についての打ち合わせ」のように
議題だけ共有するのではなく、

・そもそも案件のゴールはどこなのか?

・そのうえで、このミーティングのゴールは何なのか?

・そのために、今回話し合う議題は何なのか?

・その議題における、現状の課題や不明瞭な点はどこか?

をキチンとまとめて投げてくる。

このひと手間をかけるだけで、ミーティングの入りも違うし、
投げた議題を事前に考えてもらうことで、

一気に質の高い議論ができる。

自分がタスクを投げる側ならコレをすべきだし、
投げられる側(ミーティングに召集される側)なら、

コレを把握してから臨むことが大切だ。

MTGは解決の場であって、共有の場ではない。

使えそうなデータの在処はこまめにメモる

日常の業務で、

「あ、これ今は使わねーけど、そのうち絶対必要になるな」

そんな資料が共有されてくることは多々あるだろう。

そういったときに、「頭の片隅に入れる」だけなのはNG。

デキる人は常に、「メモ用のまとめシート」等を作って、
該当のメールの件名や、情報の概要、格納URLを
インデックス化したりしている。

そうするだけで、「あー、あれ何だったけなー」と
過去のメールフォルダを漁ったりするムダ時間を
無くすことができる。

こうした習慣によって、デキる人に何かを確認しにいくと、

その場で資料が提示されることがよくある。

これはタスクの抱え込みを防げるし、とてもスマートだ。

情報をまとめておくだけでも、「メモの魔力」は発揮される。

そもそもタスク化させない

最後に、「そもそもタスク化させない」姿勢を
デキる人は持っている、と伝えたい。

「発生した瞬間に分解する」こととも通じるが、

何かを依頼されたときに彼らは、

本当にそれが必要?なぜ必要?

それ、データが必要なのか?事実を把握さえすればいいのでは?

そういったことを掘る。

もし相手が整理できてない段階で投げてきていたら、
再度整えてから依頼してもらうことが出来るし、

もし「事実だけ知りたい」なら、わざわざ資料化しなくても、
その場で答えを提示することもできるかも知れない。

誰かへ連絡するだけで、回答がもらえるかもしれない。

このような、抱え込まずに即潰す攻めの姿勢は、
デキる人はみんな持っていると思う。

本当の意味でのタスク管理は、タスクを潰す意識がスタートかもしれない。

まとめ

今回紹介した「デキる人のやり方」については、
あくまで僕のフィルターを通した見解だし、

文字にしてしまえば当たり前のことかもしれない。

目新しいこともないかもしれない。

ただ一つ言えるのは、

TODOリストもマトリクスも「タスクを捌く魔法の杖」ではない。

その「杖」があるとしたら、

タスク発生源をつかみ、その場でタスクを分解し解消していく

という姿勢だと思う。

僕は優秀ではないが、優秀な人に囲まれてこれらを学べたのは、
今現在も活きている。

この記事が何らかの参考になれば幸いだ。

追記:仕事をスムーズに進めるにあたり、下記の記事も役に立つと思うので
よければどうぞ。

▼自分の要領の悪さを憎む人への、「バカは武器になる」体験談

仕事ができなくてつらい、要領悪いと悩む方への「バカが武器になる」話|いつでも低速PDCA

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Twitter(@shirakeei)ともども、引き続きよろしくお願いします。

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しいらけい
超一流企業勤務だけど人として二流。「会社やめれば?」言われるレベルのガチ落ちこぼれ社員➡なんやかんやトップ評価もらって➡パラレルキャリア満喫中。ブログは【就活×競技】ほか、【ビジネス×遊び心】、ニュースへの見解など。地獄に戻らないために考え続ける。